New York, die Stadt die erstmals schläft

Sogar die „Stadt die niemals schläft“ wirkt müde. Die Werbetafeln am Times Square, die sonst täglich von mehreren hunderttausend Besuchern betrachtet werden, strahlen einsam vor sich her. Grand Central Station, die Brooklyn Bridge und sogar der Central Park gähnen voller Leere. Kaum eine andere Stadt ist so bewegt wie New York – braucht diese Bewegung, beschleunigt diese sogar. Sie lebt in dieser Dynamik und jetzt, wo sie nicht mehr so glitzert, nicht so schnell an einem vorbei rauscht, jetzt wirkt sie fast noch monumentaler, ehrwürdig und alt, mit vielen Narben, die unendlich viele Geschichten erzählen.

Die New Yorker – die findet man immer noch joggend, Fahrrad fahrend und spazierend an den Ufern des Hudson, natürlich nur alleine oder maximal zu zweit. 

Seit dem 22. März gilt eine „shelter-in-place“ Anordnung und nur noch essentielle Aktivitäten sind erlaubt. New York wurde als Epizentrum des Corona-Ausbruchs eingestuft und „social distancing“ ist nun die Maßnahme, mit der jede und jeder von uns helfen kann.

Alle unsere Büros weltweit, wie auch wir hier am AußenwirtschaftsCenter New York mussten sich anpassen, um zu gewährleisten, dass wir unsere Mitgliedsunternehmen ohne Unterbrechung weiter unterstützen können.

Das AußenwirtschaftsCenter New York trägt auch seinen Beitrag zum „social distancing“ bei und hat inzwischen vollständig auf den „remote Betrieb“ umgestellt. Reger Austausch von Food-Fotos ersetzt das übliche gemeinsame Mittagessen im Büro, und obwohl unser Team auch sonst sehr selbstständig arbeitet, ist es dennoch eine völlig neue Situation für uns alle, die ein hohes Maß an Anpassung und Flexibilität benötigt.

Ich habe hier ein paar Tipps und Gedanken zusammengetragen, die uns bei der „Home Office Arbeit“ helfen können:

Tipp 1: Teamspirit und Bürokultur beibehalten

Kontinuierliches Teilen von Links, Kernaussagen, aber auch Memes und Kurzvideos in unserer WhatsApp-Gruppe halten nicht nur alle am gleichen Informationsstand, sondern auch die Stimmung im Team hoch. Die Kaffeepause oder das Gespräch zwischen Tür und Angel entfällt, und damit ein wichtiger Teil der Bürokultur. Alle Kollegen und Kolleginnen müssen daher das Gefühl haben, schnell und unkompliziert untereinander kommunizieren zu können.

Tipp 2: Motivation, To Do´s und Schwerpunkte setzen

Jeder von uns motiviert sich im Alltag anders. Im Idealfall ist diese Motivation darin begründet, dass man Freude am Job und an den Aufgaben hat, aber auch dann spielen Erfolge, Umfeld, aktuelle Projekte, Tagesverfassung, ja sogar das Wetter eine Rolle, wie man tagtäglich „drauf“ ist. Ich weiß von mir, dass ich gerne in Strukturen mit Deadlines, To Do´s, Deliverables etc. arbeite. 

Abgesehen von den täglichen Anfragen, die kurzfristig und dringend beantwortet werden, habe ich mir selbst folgende. eigene Vorgaben erstellt: 

• wöchentlich: Liste mit den wichtigsten Projekten und To Do´s
• täglich: Jeden Tag nachdem ich Emails gecheckt habe, erstelle ich drei „key deliverables“, die unbedingt an diesem Tag erfüllt werden müssen. Besonders die key deliverables helfen mi, Erfolge zu haben und mich motiviert zu halten.

Tipp 3: Netzwerke pflegen und aufbauen

Während es momentan wirklich wichtig ist, dass wir uns physisch voneinander isolieren, ist es umso wichtiger, den Kontakt zueinander aufrecht zu erhalten. Ich trau´ mich zu behaupten, dass es sogar eine Gelegenheit ist, alte Netzwerke neu zu beleben und neue aufzubauen. Tools wie LinkedIn, WhatsApp und Facebook (je nach Branche eventuell Instagram und andere Netzwerke) eignen sich optimal, um die kontaktlose Zeit zum Networken zu verwenden.

Am AußenwirtschaftsCenter New York haben zwei Arten der Kontaktpflege Priorität. Einerseits investieren wir viel Zeit und Ressourcen dahingehend, mit den österreichischen Niederlassungen zu kommunizieren, um sie persönlich und direkt zu unterstützen. Andererseits recherchieren wir aktiv in den oben genannten Schwerpunktbereichen nach spannenden Unternehmen und Personen. Wichtig bei Letzteren ist es ganz klar zu definieren, wieso auch wir für diese Unternehmen interessant sind, und welcher gemeinsame Mehrwert durch den neuen Kontakt für beide entstehen kann.

Tipp 4: Routinen bewahren

Nein - ich sitze nicht gerade in Anzug und Krawatte auf meiner Couch und schreibe diesen Blog, aber bestimmte Routinen behalte ich mir auf jeden Fall bei. Auch wenn der Weg ins „Büro“ nun deutlich kürzer ist, so trinke ich immer noch den ersten Kaffee um die gewohnte Zeit, checke und kategorisiere Emails als erstes etc. Auch wenn sich die Routinen nun ändern müssen, so sind diese trotzdem wichtig, um auch in einer ungewissen Zeit Stabilität zu schaffen.

Tipp 5: Arbeits-„Platz“ schaffen

Vor allem in New York sind Wohnungen klein, und man wird sich schwer tun, einen eigenen Raum als Büro umzufunktionieren. Nichts desto trotz ist die Empfehlung, hier einen kleinen Bereich zumindest untertags so zu gestalten, dass er zum dezidierten Arbeits-„Platz“ wird. Das hilft dabei, Arbeit von Freizeit gedanklich zu trennen; wenn schon das Umfeld das gleiche bleibt.

Tipp 6: Die richtigen Werkzeuge – tools, tools, tools

Die Anzahl mittlerweile verfügbarer Lösungen für Online-Meetings, Gespräche, Zusammenarbeit, File sharing und so weiter sind fast endlos, und eine Google-Suche offenbart eine Vielzahl von Reviews sowohl kostenloser, als auch kostenpflichtige Tools. Wichtiger als die Wahl der „richtigen“ Tools ist die Erstellung und Vorgabe von klaren Prozessen, wann welches Tool für welchen Zweck verwendet werden soll – und nicht vergessen, dass jedes Tool die Komplexität der Prozesse erhöht und auch zu einer App-Fatigue führen kann.

Unser Repertoire umfasst die folgenden Werkzeuge:

• Permanente WhatsApp-Gruppe: Diese dient vor allem für allgemeine Kommunikation, Teilen von Informationen zur COVID-19 Lage. Die Kommunikation innerhalb der Gruppe ist auch informell und freundlich. Kritische Informationen werden nicht geteilt oder nur als Reminder zu einer vorhergehenden Email. Niemand muss sich Sorgen machen, in der Chat-Historie kritische Informationen zu verpassen. Hier wird auch „gebrainstormed“.
• Skype for Business Team Meeting: Wir nützen Skype for Business als Standardanwendung für die Kommunikation innerhalb der Organisation, daher wird dieses Tool auch für regelmäßige Skype Team Meetings verwendet. Testweise werden wir auch Zoom einsetzen, um einen direkten Vergleich zu bekommen.
• E-Mail/ Microsoft Outlook: Heutzutage fast schon altmodisch, aber die E-Mail ist immer noch eines unserer wichtigsten Kommunikationstools. Tasks, relevante Updates und kritische Informationen werden dezidiert per E-Mail kommuniziert. Dies erleichtert das Abarbeiten der Aufgabe. Unser Team arbeitet großteils mit einem gemeinsamen Postfach, so wird sichergestellt, dass keine Aufgabe übersehen wird, und alle einander unterstützen können.

Zusatztipp: Kostenlose Online Kurse

Nicht nur Unternehmen und diverse Organisationen beginnen nun auf digitale Angebote umzustellen, auch Universitäten haben den Moment erkannt – es gibt mehr als 450 kostenlose Online Kurse von Top Universitäten zu absolvieren.

Mit lieben Grüßen an alle Kollegen und Kolleginnen whereever you are. Stay safe and inside,
Daniel